介護現場では職員のシフト調整と利用者ケア記録が別システムに分かれ情報が分断されがちです。本テンプレートはGoogle スプレッドシートとGoogle フォームを用い、シフト作成、勤怠差異チェック、ADL記録、家族向け日報出力までを一元化します。職員配置基準と夜勤加算要件を自動判定し、不足が発生する前にアラートを表示。紙のバインダーや複数ソフトの転記作業をゼロにし、介護スタッフが本来のケアに集中できる環境を実現します。

さらにApps Scriptが毎夜22時にデータを集計し、利用者別ADL推移と職員残業状況をダッシュボードへ反映。施設長はタブレットからリアルタイムで状況を確認し、翌週の人員調整や研修計画を即決できます。

1 シフト自動作成

職員ごとの希望休と資格(介護福祉士、看護師など)を入力すると、法定配置基準を満たす24時間シフトを自動生成。夜勤回数が均等になるようアルゴリズム最適化。

2 ADL記録フォーム

スマホやiPadで食事、排泄、入浴、服薬を選択入力。写真添付も可能で家族共有用レポートに自動反映。

3 勤怠差異アラート

打刻データとシフト予定を突合し、15分以上の超過がある職員を赤セルで表示。Slackに自動通知。

4 家族向け日報PDF

利用者名を選んでボタンを押すと、当日のケア内容をPDF化しLINE公式アカウントに自動送信。

5 月次ダッシュボード

利用者ADLスコア推移、職員残業時間、夜勤手当総額、介護度別稼働率をカード表示。前月比をスパークラインで確認。

1 テンプレートを自施設のGoogleドライブにコピー

2 設定シートで定員、配置基準、夜勤手当単価を入力

3 職員マスタと利用者マスタをCSV貼り付け

4 シフト作成ボタン実行→自動計算後ガント表を確認

5 現場端末でADLフォームQRを掲示しスタッフが都度入力

6 ダッシュボードを確認し不足人員を早番・遅番で調整

・staff_master 職員ID 氏名 資格 雇用形態 希望休

・resident_master 利用者ID 氏名 介護度 入退所日

・shift_plan 日付 時間帯 職員ID 役割 夜勤区分

・attendance_log 職員ID 日付 出勤 打刻差異 状態

・adl_record 日時 利用者ID 食事 排泄 入浴 服薬 コメント 画像URL

・kpi_monthly 月 ADL平均 残業合計 夜勤手当 稼働率

・family_pdf 利用者ID 日付 PDF_URL

・シフト作成時間を1日2時間から15分へ削減し年間480時間の業務を削減

・夜勤人員不足ゼロを3か月連続達成し行政指導リスクを回避

・家族日報の自動配信で苦情件数が前年比42パーセント減少

・残業早期発見により時間外労働を月平均12パーセント削減

・ケースA 特養 定員80名

導入後、夜勤組み替えアルゴリズムで三交代制の不公平感が解消し離職率が半年で7ポイント改善。

・ケースB 小規模多機能ホーム 定員25名

ADL推移グラフを活用しリハビリ計画を見直し、要介護度維持率が15パーセント向上。

Q Google Workspaceでなく無料Gmailでも使えますか

A はい。ただしDrive共有容量に注意してください。

Q スタッフがスマホを持っていません

A 共有タブレット1台でもフォーム入力できます。オフライン時はキャッシュで保持し再接続時に送信。

Q 守秘義務はどう確保されますか

A ファイルは施設ドメイン内に保存し、シート毎に閲覧制限できます。

・Apps Script実行時間が日次90分を超える場合はGCP課金が発生する可能性があります

・LINE連携にはMessaging API設定が必要です

・本テンプレートの再販・再配布は禁止です